庫存管理秘技 有助提升營利
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減少產品種類、優先考慮品牌的互補性，以及採用電腦化管理系統，這是好好地管理你的產品庫存的關鍵因素。還要進行準確和定期的庫存盤點，才能確保你的美容院業務可以健康地發展。
確保足夠的庫存以滿足客人的需求，但又不能夠陷入過多的產品種類和數量，更加不能耗盡現金流，每間美容院都必須要設法找到平衡，才能實現最佳的庫存管理目標。
制定專屬的管理政策
每間美容院都有其特點，因此需要制定適合自己的庫存，而非機械式地套用競爭對手的模式。RBMG網絡創辦人Rachid Belaziz解釋說：「你需要根據自己的美容院類型、客戶特徵和期望，以及員工人數來建立庫存，這樣可以更好地確保庫存管理的一致性和效率。」
不同美容院的庫存能力確實有著很大的差異。當空間有限時，就更加需要精準地進行管理。因此，優化美容院佈局，將可用空間集中在工作崗位上，這是非常重要的，因為這樣才能劃分出專門用於存放產品的區域。這看似很簡單，但很多美容院只能將貨箱堆放在角落，無法建立這個必要的庫存區域。即使只有一小塊空間用作庫存區，但都已經能夠改善管理，減少不必要的走動和搬運，特別是在銷售時可以更有效率。
庫存管理不善的風險
庫存管理不善會帶來哪些風險？首先，過度的庫存會導致物流成本上升（當然還有其他成本）以及提高產品過期的風險。相反，缺貨也是一種風險，因為這將會令你因為無法向客人提供他們需要的產品而失去銷售機會。一般情況下，庫存管理需要考慮2個因素─訂貨時間和訂貨數量。這2個因素可以是固定的，也會因應美容院的需求而有所不同。
有條理地分類產品
為美容院內的產品設定存放位置是個不錯的做法，同時也需要採用功能性的分類方式來對你的庫存進行智能分類，從而能更方便快速找到每種產品。你可以根據價格、產品的受歡迎程度、周轉率等標準來進行分類。很多美容院都陷入了積存太多不同種類產品的問題，這樣會影響銷售績效。
「針對性」解決方案
Rachid Belaziz指出：「我們觀察到，如果客人要求美容師解釋2款不同品牌，但卻可以解決同一樣問題的面霜有何差異時，美容師往往會感到尷尬，而且難以向客人進行推銷。每種定位或每個問題只需要一款產品，這樣會更有利於銷售。」
減少產品種類
同樣地，減少種類可以確保你能夠更加了解每一款產品，而且可以讓你在向客人推銷時，變得更有自信和效率。位於Ustaritz的Luna Terra美容院經理Oihana Etchart表示：「貨架上放滿產品會起到刺激作用，能夠鼓勵整個團隊進行銷售。另外，我也明白到，當一位美容師正要向客人推銷產品卻找不到這款產品時是何等沮喪！雖然我有教導我的員工要靈活轉變，可以根據皮膚的不同需求和不同季節，向客人推薦另外一款產品，但是，當一款產品缺貨時，她們還是會變得手足無措而影響到正常工作。在我看來，最好是保持有限的產品種類，但都要確保產品能一直保持著足夠的庫存作銷售」。
選擇你的補貨方法
並非只得一種補貨方法，而是有多種方法可以讓你有效地管理補貨。當然，你首先需要知道如何選擇最適合你美容院的方法。
－ FIFO方法，來自英文「First In, First Out」（先進先出），其原理很簡單：首先進貨的產品必須要先售出。因此，如果你開始使用一箱產品，之後又收到另一箱裝有相同產品的紙箱時，你需要確保先把第一箱用完，才能開始使用第二箱。這種方法在大量庫存時有很好的效果，而且在盤點時可以幫你節省寶貴的時間。
－ 配貨方法是在固定的日期落單訂購，但數量可以隨時改變，庫存數量可根據銷售量而作出調整。但採用這種補貨方法要格外小心，從而避免缺貨和產品囤積的情況。
有效管理和預算控制
大多數企業經理的看法是，庫存管理是一項相當乏味且耗時的做法。不過，正確控制你的存貨量有助於改善你的美容院的現金流！因為如果你的美容院不斷出現缺貨，這不僅會影響美容院的信譽，也會影響營業額。「我們通常會採用準時制（Just in time）的訂購模式，以免影響現金流。」位於Roissy-en-Brie和Pontault-Combault兩地的Beauténa美容院經理Sylvia Ferreira表示。「但如果客人在我們這裡找不到所需的產品，她可能會決定不再等待而去其他地方購買，這意味著我們會損失了這次的交易。關鍵是要找到適度的平衡，避免過度囤貨，同時確保客人感到滿意。」雖然頻繁補貨可以減少庫存水平，但也會增加訂購成本。相反，降低補貨頻率會增加儲存空間。
適時適量訂購
因此，必須制定正確的策略，適時適量地訂購，以免給你的美容院帶來過度負擔。你也可以設定每個月的產品採購預算，這個預算可以根據美容院的營業額再每年進行調整。無論如何，你都需要進行準確和定期的存貨盤點，從而避免陷入困境。
實現電腦化
事實上，電腦化可以讓你掌握實時庫存狀況。近年來，很多電腦軟件公司都開發出一些非常出色的工具，可以自動管理產品的進貨（交貨期間）和出貨（在轉售時）。
電腦化可避免過度囤貨
美容院實現電腦化可以有效避免過度囤貨，方法是設定提示訊息，當庫存到了最低水平時，系統就會發出信號以便進行新的訂購。有些軟件是在你賣出產品時會自動更新庫存情況。
人手盤點
當然，你亦可以選擇以人手盤點，但這樣會較容易出錯，這會佔用你大量的寶貴時間。
採取電腦化 節省時間
此外，電腦化還可以幫助美容院進行必要的實物盤點，以便讓你準備年度結算。大多數的電腦軟件都可以區分一年中的不同時期，比如假日期間訂單量會上升。採取電腦化可以提高時間管理、一致性和效率性。因此，對於美容院來說，數碼化轉型似乎是不可或缺的發展趨勢。
識別暢銷產品 有利改善採購
電腦化可以幫助你清楚地了解哪些產品最受客人歡迎。然後再根據這些數據進行調整，會讓採購變得更加容易。Rachid Belaziz指出，「準確掌握哪些產品最受客人青睞是非常重要的。對於那些暢銷產品，你可以毫不猶豫地增加採購量，比如增加3或4倍。由於這些產品銷量好，即使大量採購也不太可能出現過度囤貨的問題。這些暢銷產品才是美容院的真正資產，美容院應該要作優先考慮，以滿足客人的需求，並保持營業額的增長。良好的庫存管理同樣是關鍵。這不僅可以改善業務營運，提高現金流，還可以提高客人的滿意度，從而增加客人的忠誠度。