時間管理的秘密[專業知識][營運管理]
你是否覺得自己就像白老鼠一樣被困在轉輪裡永遠停不下來？這時你須要休息一下，尋找一些時間管理工具，它們能夠讓你煥然一新。
多年來我一直為眾多美容院經營者提供諮詢及輔導服務。我發現，自從新冠疫情以來，有一個現象日漸增加：覺得自己缺少時間。工作中缺少時間、生活中缺少時間，缺少時間去做對自己將來很重要的事情。
你的日常一天
讓我們一起分析一下究竟發生了甚麼事。你作為美容院經營者的日常一天應該是類似如下：
8:00
送小孩到學校。這肯定是忙得不可開交，要讓孩子們都肯穿上外套、鞋子，然後願意出門。
8:45
送完孩子上學，你現在出發前往美容院，一路上想著要完成的緊急任務，還想著今天顧客陳太要來進行護理療程等……突然手機短訊響起：你的員工Alice告訴你她今天不舒服，須要請假休息。
8:50
你到店後急忙開門，看預約安排表，想想有甚麼更順暢的辦法接待Alice的顧客。這時你又收到一則手機短訊：員工Charlotte告訴你她要遲點回來，並留言：「能夠找個人為我準備好我的護理室嗎？」
10:02
Alice和Charlotte的顧客到達：你嘗試「冷靜地」處理這個狀況，當然還要面帶微笑！你取消了與供應商在早上會面的預約，用以接手處理Alice的顧客，其他行政事項留待遲一點再做。
10:11
Charlotte終於回到美容院。這讓你大鬆一口氣，因為她已到達的顧客早已有點不耐煩了。她倆一起前往護理室。你嘗試集中精力去聽何太（Alice的顧客）向你講述的事情。但是，你突然間感到驚慌，因為你一下想起：你好不容易約到的水電師傅1小時後就要過來進行維修工程，而你那時正好為顧客進行按摩療程。你整個人又變得不知所措了。
所有你事先預先安排的事情都被打亂了。
結果
晚上回家後，當孩子們都去睡覺後，在經歷了一整天在護理室、電話、顧客、供應商、員工團隊之間來回奔走之後，你終於開始處理你的行政任務了。你或者能夠在午夜和淩晨之前上床睡覺！
最終決定的是你！
不幸的是，上述的「劇情」正是我們行業大多數企業家每天都所經歷的。但我們不能夠因為「就是這樣」而接受這個「命運」。實際上，即使情況在你看來亂成一團，最終決定的仍然是你！當然，如果有合適的工作工具，絕對能為你帶來大大幫助。
步驟1：理解你作為企業家的使命
美容師和美容院老闆，兩者存在很大的差別。作為美容師，你的職能是呵護顧客，為其提供療程和服務，提供意見和建議，從而使到每位顧客都能獲得顯著的美容效果。而作為美容院老闆，你的使命是管理企業，令業務實現贏利。為此，你須要承擔除了美容師這個崗位之外的多個職能。在作為老闆、作為企業家的各種使命之中，你特別需要：
1. 好好管理財務
即制定業務預計損益表，從而確定你的營業額目標、制定預算（費用和投資分配）、根據關鍵指標跟進和分析經營業績，從而助你採取正確的決策發展方向。你須要了解和掌握美容院的財政狀況。如果你只是依靠財務會計或者你只是在創立公司時參加了行業協會的培訓，那很不幸是並不足夠的。很多企業家都因為缺乏企業管理和贏利方面的知識而受到教訓。這表現為決策不當、衝動採購，這都有可能對企業的財政健康構成風險！
2. 成為員工團隊的領導人
我們在人力資源方面可以說現在正處於一個微妙時期：當你想招聘員工時，很少，甚至沒有應聘者。缺勤率大幅攀升；員工缺少工作動力，缺乏業績。當你和一個團隊工作時，你現在比過去更須要掌握行業管理技術，特別是你須要發展成為團隊領導人。領導人職務對企業的成功和發展絕對至關重要：因為只能依靠你一個人的系統並不是一個好的系統，你須要懂得授權。因此，你必須學習掌握這些技能，從而能夠成為一個你夢寐以求的團隊領導人。
3. 制定營銷和廣告宣傳策略
這通常是最讓你費心思的項目（幾乎與你的個人事務同樣重要）。如何良好地進行廣告宣傳？應該制定哪些內容以吸引顧客？如何增加現有顧客的忠誠度？應該制定哪些內容喚醒潛在顧客？除了這些問題之外，還有「如果這宣傳不行的話怎麼辦？」的壓力。與營銷和廣告宣傳相關的任務通常都是耗費精力的，我們有可能為此花費比其他任務更多的時間。
但現實中我們看到，很多人都是在最後一刻才開始著手營銷工作！如果你是這樣的話，就要告訴自己這並不是一個好的營銷，因為策略需要按年度進行計劃安排。因此，在你全身心投入線上培訓之前，首先須要花點時間整理以下事情：制定你的品牌策略和品牌形象，以及規劃好全年營銷日程表。這樣你在創建廣告宣傳內容時就能夠節省寶貴的時間。
4. 優化客戶消費路線以增強贏利
旨在分析客戶的消費路線中哪個時刻會讓你喪失銷售機會。例如顧客沒有購買你所建議的產品？顧客沒有重新預約？顧客致電了解護理療程內容，但最後卻沒有向你預約？以上這些每天都在美容院發生的情景並不是都沒有解決方案的。它們是你作為美容院管理者所須要處理的工作現場之一。
為此，你須要給予更多時間加以改善。特別是以上情景在你的日程安排表上反覆出現之時。我們可以不斷改善客戶的消費路線，令它更為完美！你須要時刻謹記你的使命，因為在時間管理方面，你須要處理所有事情。如果沒有你，沒有這些使命，美容院將會無法生存或發展。
如果你沒有提升以上提及的4個方面的技能，那你就會成為本文一開始提到的「白老鼠」，你會不得不夜以續日地或在放假時間也要處理你的「行政事務」，更將會是個惡性循環！因此，當務之急是你把所有的任務都一一羅列出來時，然後好好處理它們。
步驟2：學會其他工作方式：從容地做得更多
面對如此艱巨繁瑣任務，有些人會變得氣餒，因為自己根本不懂得去做。請你放心，有這種感覺是完全正常的。不要忘記：在作為美容師接受專業培訓時，你便學過如何成為一位合格技師。實際上是這個職務的一個重要部分。而你作為美容院老闆的任務又是怎樣呢？通過持續自我培訓，將學會其他不同的工作方式，目的是讓你在自己的職業生涯中得以完全發展，同時又能夠享受到私人生活。
以下幾個習慣有助你更好地管理你的時間：
制定工作流程手冊
一般而言，很少美容院擁有工作流程手冊。但這個工具卻有助你節省寶貴的時間。工作流程手冊就像是一個文件夾，在裡面可以創建幾個章節，描述具體程序，例如「如何操作……」等。手冊裡當然還有你的護理儀式，以及護理室的準備步驟、布草處理流程、庫存管理、客戶跟進須知、預約管理、日程安排優化等。
工作流程的意義所在
首先，要想你的員工獨立工作，你應先記下你每天和每周用來回答不同員工的各種請求，重複無數次相同內容所花的時間！通過統計相關流程所需之時間，自然能夠騰出時間來。
其次，若每個人都清楚知道各項工作細節，那他們就能獨立工作，就算你離開美容院也毋須擔心工作癱瘓。這對美容院老闆可謂十分重要！當然，要想將工作流程手冊清楚說明，須要你花時間去編寫。但你大可放心：坊間已經存在很多專門用於美容院的工作流程範例可供你參考，從而大大節省你的時間。
有效打造你的To do list
To do list是個不可或缺的工具，它有助你對你未來幾周須要完成的所有任務進行歸類。不幸的是，這個工具通常沒有被正確使用和掌握。以下就是如何通過To do list有效管理時間的例子：
只有一份To do list
編寫唯一一份清單，上面包括兩欄：一欄是你的工作目標，另外一欄則是你的個人目標。這兩份個人和工作的表格須要在同一載體上同時看到。通過這個方式，你能夠聚焦於兩者，實現私生活／工作兩者的平衡。
你千萬不要在不同的地方創建多份清單：一份在手機上、另外一份在記事本上，還有一份在Memo紙上。你須要將你所有項目歸納在同一份清單上，這有助你看得更清晰明瞭。
珍貴的小記事本
隨身攜帶一本小記事本，這樣便可以隨時記下突然想到的構思和想法。通過這個方式，你就能夠從一大堆想法和要做的事情中解放出來。當每周更新你的To do list時，你可以將記事本上出現的最重要的事項加入清單內：每周一更新你的To do list，並將每周的目標分配至每一天，例如：「周二，早上處理財務，下午進行招聘；周三，落實營銷方案；周四、周五和周六，則在護理室為顧客進行護理療程。」
提前安排好工作項目
繪製一個時間表：找來一份全年日程表，在上面標註所有固定活動，例如每月的例會。通過這個方式，你便能規劃好這些活動的準備時間，以及你的美容院在暑假適合經營的時段。率先安排優先事項！這是最難實施的，因為當被眾多工作壓得喘不過氣來時，你會覺得所有東西都是當務之急。但如果你將所有任務都記下來，當你看日程表時，你就會知道從哪裡開始著手。
接受現實
你不可能在一天內完成一切事項。給自己愈多的壓力，你的效率就會愈低。
須要嚴守紀律
避免浪費時間。浪費時間有多種形式：顧客堅持一直與你傾談得沒完沒了、員工想向你講述他昨晚參加的派對等……都須要小心處理，以免浪費時間。
1次1個任務
1次聚焦1個任務便好了，這至關重要：關掉你的手機和電郵通知，把全部身心都放在你要處理的任務之上，給自己1-2個小時專門只做這個項目。這樣，你就能夠達至真正效率。當員工說個不停時，你須要管理她的期待：「我有5分鐘時間給你！」之後有空時再和他交流溝通，以此保持良好關係。
時間管理是重中之重
時間管理是你工作的重中之重，它毫無疑問能夠為你帶來更多空閒時間。無論你是否習慣早起，關鍵還是在於完善的工作流程。最大的困難在於堅持，因此你的工作習慣和計劃須要作出深層改變。這需要數月時間，從而使到全新時間管理計劃能夠紮根於你的日常工作，形同條件反射一樣。祝大家在2022年工作一切順利！